Hver hårdtarbejdende kender den rene ekstase ved at logge på ens arbejds-e-mail og tænde for det "ude af kontor" alarmsystem før en stor tur. (Helt ærligt, er der nogen bedre følelse?) Men når du rejser så meget som jeg gør - som en selvstændig forfatter, tilbringer jeg næsten halve mit liv på 30.000 fod og på fremmed jord - lærer du en beskidt lille hemmelighed: du skulle aldrig, nogensinde, nogensinde, slå denne advarsel fra. Helt seriøst. Det gør jeg ikke. Min alarm uden for kontoret er aktiveret, uanset om jeg er i Kina, eller jeg sidder ved mit skrivebord i min New York-lejlighed. Ja, det er aktiveret lige nu, tak meget.
Lyder det vanvittigt? Det er ikke! Og for rekorden er jeg seriøs. Faktisk vil jeg satse på, at det er det største produktivitetshack, som enhver kan gøre, og som også vil gendanne sundheden til dit travle liv.
Nu ved jeg, at mange af jer ikke har maven til dette, især hvis du har et dagjob i et åbent grundplan, men jeg vil opfordre dig til at prøve det alligevel - bare lad dine teamkammerater vide, hvad du gør det. (Men nej, fortæl ikke det til dine klienter.) Hvis du holder din e-mail indstillet til at være ude af kontor på alle tidspunkter, vil du være gladere, du bliver mindre stresset, og du får flere ting gjort end du forestillede dig nogensinde. Så læs videre, og skyt mig en e-mail senere for at takke mig. Og for flere gode smartere levevejledninger, kan du læse, hvordan Bill Murrays Secret Spotify-spilleliste øger din produktivitet.
1 Du vil føle dig super høflig
Shutterstock
Fuld offentliggørelse: Jeg er britisk. Og ja, vi er forprogrammerede til at være høflige, så jeg betragter autosvaret som det digitale ækvivalent af at nikke hej, når nogen hilser på mig. Fortjener vi alle ikke sådan høflighed?
2 Du vil ikke stresse med ikke-svarede meddelelser
Shutterstock
Kan du huske, hvordan din krop undertiden går i hele minikamp-eller-flyvningen, når din telefon brummer i lommen? Er det chefen? Er det min vrede klient? Jeg håber det bare er et godt nyhedsbrev!
Vi vil kysse de følelser farvel, fordi gæt hvad? Du er allerede kommet tilbage til dem. Nogensinde hørt om "e-mail-apnea?" Det er en rigtig ting. At have en robot - du straks rammer dine kolleger og venner tilbage vil lindre al din angst.
3 Du ved, at de ved, at du fik deres e-mail
Fordi "Fik du min e-mail?" e-mails er et totalt spild af internetbåndbredde.
4 Du er øjeblikkelig mere produktiv
Shutterstock
En undersøgelse viste, at hvide kraverarbejdere som mig bruger op mod 25 procent af dagen på at svare på e-mail - og her er fangsten: det var tilbage i 2004! Befriet for e-mail-pres kan jeg fokusere på det, der betyder noget: arbejde. Oversættelse: Jeg er mindst 25 procent mere produktiv end du er.
5 Du kan undgå modbydelige anmodninger
Shutterstock
Vi er alle blevet bedt om at tackle projekter, vi ikke ønsker, eller stillede spørgsmål, som vi ikke er helt sikre på, hvordan vi skal svare. Denne auto-responder er verdens største sidestilsyns- eller stallingsmekanisme, der giver en forlegenhedssikker løsning. Ignorer en e-mail længe nok efter at have bekræftet, at den blev modtaget, og at denne ubehagelige anmodning måske aldrig vil blive gentaget. For mere optimale råd, her er 70 geni-tricks til at blive øjeblikkeligt glade.
6 Det får dig til at føle, at du er på ferie - selvom du ikke er det
Jeg opdaterer mit autosvar hver uge med relevant information - for eksempel en ændring i tidszoner - og det sidste klik, når det går live? Følelsen er som en miniferie i sig selv. Åh, og taler om ægte ferier: hvis du snart rejser, kender du disse strålende, ekspertniveau rejsehakker.
7 Du er langt mindre distraheret
Shutterstock
Jeg er ikke let distraheret, men alle kan lide af koncentrationshik. Faktisk viser undersøgelser, at det tager mellem 64 sekunder og 67 sekunder at vende tilbage til deres oprindelige tanketog efter pitstopping i deres indbakke. Hvis du ringer til den - så du ikke føler behov for konstant at tjekke din telefon - kan du spare dig op til en time om dagen.
8 mennesker vil kunne lide dig
Shutterstock
Du tror måske, at dine kolleger og venner bliver fornærmet af dit kontor. Det er modsat: Jeg har fundet ud af, at mange faktisk sætter pris på auto-svaret, da det er et tegn på god kommunikation. Masser af førstegangsmodtagere e-mailer mig også tilbage, misundeligt, med en form for: "Jeg ville ønske, jeg havde tænkt på det!"
9 Man bliver mindre besværlig
Shuttesrtock
Vi er alle lidt dovne. Og i disse dage er det så let at delegere visse opgaver til kolleger. Newsflash: Ofte er denne kollega mig. At have det altid aktive auto-svar skubber tilbage mod dette instinkt: snarere end at vente på mit svar, løser disse mennesker ofte, hvad de har brug for uafhængigt.
10 Du ved, hvad der virkelig haster
I stedet for at passivt-aggressivt markere en meddelelse med et udråbstegn, tvinger disse tilbagespring kolleger og venner til at bevise, hvor presserende deres budskab er. Vil de faktisk ringe til mig? Brænder kontoret virkelig?
Ja, kontoret frigør alle vigtige opgaver fra kinda-maybes.
11 mennesker e-mailer dig… Mindre!
Shutterstock
Når folk ved, at du ikke er en e-mail-slave, der reagerer på enhver besked på lang sigt, finder du, at din indbakkeflamme går langsommere. Tro mig: dette er en kendsgerning.
12 Det får dig til at føle dig superprofessionel
Shutterstock
Jeg er selvstændig og har ikke en assistent. Så jeg behandler den OOO som den virtuelle digitale version af en gammel skole PA, tager en besked efter enhver undersøgelse og lover at videresende den. Det får mig til at føle mig mere professionel, selv når jeg sidder i mine pyjamas kl. 15.
13 Det hjælper dig med spam-e-mails
Shutterstock
Som alle andre modtager jeg masser af spam-e-mails - som journalist, ofte i form af pressemeddelelser. Mit altid aktive auto-svar kan også hjælpe her: Vær ikke bange for at tilføje en sidste sætning på linjen "Hvis dette er et nyhedsbrev eller en automatisk spamtjeneste, skal du afmelde mig." Bots vil scanne efter dette ord og handle i overensstemmelse hermed, ligesom mennesker. Det er som en hjemmelavet version af Unroll.
14 Det giver dig mulighed for at genindstille kontrol
Ja, den rodede indbakke er som en irriterende slægtning, bare karper efter opmærksomhed. Ifølge en undersøgelse tror vi, at vi tjekker e-mail kun en gang i timen, men sandheden er, at det er mere som hvert femte minut. Et autosvar sætter mig tilbage i polposition, så jeg kan tildele bestemte tidspunkter til at svare på alle meddelelser, der synes vigtige - eller slet ikke svare.
15 Du holder op med at svare på hver e-mail, du modtager
Shutterstock
Medmindre du arbejder i kundeservice, er svar på e-mails ikke en del af din jobbeskrivelse. Auto-responders giver en indbygget afkølingsperiode til din indbakke: inhalerer dybt i det åndedrætsrum, det giver dig, og du vil være mindre ængstelig over blot at ignorere en meddelelse eller to.
16 Du kan bruge det til din fordel
Hvis du er tankevækkende, kan det være et godt salgsfremmende værktøj: medtag en hotlink (som dette) til uanset det nylige projekt, du har afsluttet på bounceback, og du har tjent dig selv gratis, automatiseret PR.
17 Fordi hvad er det værste, der kan ske?
Shutterstock
I en æra, der er bedeviled af trolling, er vi blevet uklare over ligetil, intet-nonsens assertivitet. En simpel note, der siger "Bær med mig, når min indbakke er overbelastet, og jeg vender tilbage til dig så snart jeg kan, " er forfriskende direkte.
18 Du lærer at lade dine e-mails arbejde for dig
Shutterstock
Jeg har fundet ud af, at tilføjelse af en sætning, der siger: "Hvis dette er en anmodning om hjælp eller en artikel, er jeg meget taknemmelig for din e-mail; der er ingen grund til at følge op, da jeg helt sikkert vil vende tilbage til dig, hvis jeg vil chat mere. " Dette konserverede svar reducerer sandsynligvis antallet af e-mails, du endda har brug for at svare med 20%.
19 Du vil være unik
At dømme efter de reaktioner, jeg får, er det ikke så mange der gør.
20 Du får et godt ego boost
Shutterstock
Dette auto-svar telegraferer stiltiende til dine korrespondenter: "Jeg er bare lidt mere vigtig end du er."
Så gør det - og ejer det.
