Ud af alle de ting, der forårsager en latterlig mængde stress i livet, er e-mail bestemt en biggie. Og i betragtning af at en undersøgelse fandt, at 28 procent af den gennemsnitlige arbejdsuge bruges til at læse og svare på e-mails, er det bestemt noget værd at prøve at finde ud af, hvordan man får et bedre greb om. Uanset om det er e-mails fra sent om natten fra din chef, der fører dig op ad muren eller bare den store mængde e-mails, der generelt tilstopper din indbakke, her er 27 måder, du kan begynde at være en stress-fri e-mail-bruger lige nu. Og for flere måder at mestre denne kunst på, vi alle ser på hver dag, se de 17 Genius e-mailhacks, der vil forbedre dit liv.
1 Afmeld abonnement. Opsige abonnement. Opsige abonnement.
Shutterstock
Du får allerede masser af e-mails fra folk, du kender, så alle de e-mails, der kommer fra butikker, onlinepublikationer og andre tilfældige steder, er bare med til at skjule din indbakke endnu mere. Gå igennem, og afmeld dig på de steder, du ikke interesserer dig for. Og hvis der er for mange, der muligvis kan håndtere på egen hånd, skal du bruge en service som Unroll.me, der kan hjælpe dig med at befri din indbakke med hundreder af stressende abonnementer på få minutter.
2 Bliv offline under ferie.
Ferie betyder, at du ikke behøver at høre en enkelt anmodning fra din, heller ikke i e-mail-form. Så hvorfor kontrollerer du stadig i din fritid? Den anden gang du tager af sted til din rejse, skal du tænde for en meddelelse uden for kontoret for alle, der sender noget på din måde - og tør du ikke tænke på at tjekke ind. Jah, ledere er ikke nøjagtigt de bedste til at give deres ansatte personlige plads, når de er ude af uret, men du har ret til at nyde din ledige e-mail- og stressfri. Digital detox, her kommer du. Og for flere fantastiske måder at få mest muligt ud af din e-mail, så tjek de 15 måder, du skriver e-mails forkert på.
3 Gå pen og papir.
Shutterstock
Nogle gange betyder det at være en stressfri e-mail-bruger at gå væk fra teknologien og gribe god ol pen og papir. I henhold til undersøgelser fra Harvard Business School kan det at hjælpe dig med at komme gennem dem mere effektivt ved at notere en "svarliste" over, hvilke indgående e-mails du har brug for at adressere. Når du har lavet din liste, skal du svare på det, der faktisk skal reageres på, og glem resten.
4 Brug Gmail's "Smart Reply" -funktion.
5 Begræns din e-mail til en enhed.
I disse dage har du adgang til din e-mail overalt, hvor du vender dig: din bærbare computer, din telefon, din tablet og dit smartur (hvis du ved, du har en af dem). Ja, det er en masse underretninger. En undersøgelse fra Future Work Center fandt, at de, der modtog e-mails på deres enheder, havde højere niveauer af stress - det er bare for meget data til en person til at håndtere og stadig forblive sane. Prøv i stedet for kun at kontrollere din e-mail på en enhed, ikke alle. Og for flere måder at mestre denne hverdagskunst på, skal du ikke gå glip af de 15 kolde åbne forretnings-e-mails, der adskiller dig.
6 Kontroller kun din e-mail på bestemte tidspunkter.
7 Og absolut ikke tjek det om morgenen eller natten.
Shutterstock
Teknologi gør det muligt for folk at arbejde døgnet rundt, hvis de vil: du behøver virkelig aldrig at lukke fra. Det er dog bestemt en god ting at holde dele af din dag e-mail-fri. Ifølge folkene i Future Work Center sagde undersøgelsesdeltagere at kontrollere deres beskeder om morgenen eller senere om natten, hævet deres stressniveauer. Og hvordan kan det ikke? Du ser ting, der bare resulterer i mere pres fra din chef, dine bekendte og alle andre i dit liv. Ved at lukke, giver du dig endelig chancen for at genenergisere.
8 Udfyld feltet "til" sidst.
Shutterstock
Hvor mange gange har du sendt en e-mail, før du var klar til at sende den? Eller er du klar over, at du begik en fejl, efter at du havde trykket på knappen? Som enhver kan attestere, er det ikke en god følelse. Gmail har en "Fortryd" -funktion, der giver dig mulighed for i kort tid at "sende" e-mails, men der er en nem måde at undgå uheld i første omgang. Indtil din e-mail er korrekturlæst og klar til at gå, skal du lade feltet "Til" være tomt. Når du derefter er klar til at sende, kan du indtaste modtagerens navn og få din e-mail ud, uden at noget går galt.
9 Lad ikke din e-mail være åben hele dagen.
Hvis du er den type person, der altid har deres e-mail åben og konstant bliver distraheret mine indgående meddelelser, skal du stoppe denne vane med det samme. Ifølge undersøgelsesdata fra Future Work Center oplevede dem, der ser deres e-mail hele dagen, mere pres fra de nævnte e-mails. Så hold dine check-ins til et minimum for at sænke din stress.
10 Gå gennem din indbakke i orden.
Det er almindeligt at gå gennem din indbakke på udkig efter de mest prioriterede e-mails, der skal reageres på først, men ifølge forfatter Brian Christian vil det kun ende med at blive en enorm tidspild. I stedet siger han at starte øverst og derefter arbejde dig ned, beslutte, hvad der skal besvares, og hvad der ikke gør, før du kommer helt igennem.
11 Sæt et hårdt stop.
At sige, at du ikke tjekker din e-mail om natten, fungerer muligvis , men ved du hvad der fungerer endnu bedre? Indstilling af en faktisk afskærmningstid, du har ikke lov til at scanne gennem din indbakke længere. I stedet for at forlade reglen så åben, at have et nøjagtigt øjeblik at lukke ned og nyde din e-mail-fri om aftenen gør en enorm forskel i dine stressniveauer. Og for flere måder at forstyrre og de-tech på, lær de 20 Genius måder at dræbe tid på uden en smartphone.
12 Underretninger om stilhed.
Uanset hvor mange gange du har indstillet til at kontrollere din e-mail i løbet af dagen, bør du aldrig have på disse underretninger. Lad os være ægte: at se disse pings dukke op vil unægtelig nok stadig stresse dig ud. Du skal blot slukke dem og holde dit skrivebord og din telefon lidt mere støjsvag gør hele forskellen i dit velbefindende.
13 Hold din indbakke ren og organiseret.
Shutterstock
Ligesom du ville holde dit arbejdsområde rent, vil du også holde din indbakke ryddig. Ifølge undersøgelser fra University of Michigan er en måde at hjælpe med at styre e-mail-stress at drage fordel af nogle af de interne organisatorer, der er tilgængelige for dig i din indbakke. Opret mapper til at organisere dine e-mails efter kategori, mærk og prioriter dine e-mails, og indstil filtre til at organisere e-mails, når de kommer ind i din indbakke.
14 Læs ikke e-mails i weekenden.
Hvis det måske ikke føles, at du arbejder i weekenden, hvis du bare holder øje med, hvilke e-mails der kommer ind, men ved at gøre det, tillader du ikke dig selv at virkelig lukke og genenergere i den kommende uge. Hvis fristelsen altid er der, skal du bare slette din Gmail-app fra din telefon fredag efter arbejde og sætte den tilbage på mandag. (Desperate times kræver desperate foranstaltninger.) Eller opsæt en service, der sætter din indbakke på pause.
15 Pause din indbakke.
For at sætte din indbakke på pause skal du bruge et værktøj som Inbox Pause, der fungerer både for Gmail og Outlook. Grundlæggende forhindrer det, at alle nye e-mails kommer ind, indtil du beslutter at tillade dem igen. Uanset om det er i løbet af dagen, når du prøver at nyde dine weekender, vil det helt sikkert give dig lidt ro i sindet.
16 Udnyt e-mail-organiserede tjenester.
Shutterstock
Hvis du bare ser i din indbakke får dig til at blive overvældet på grund af de hundreder af uåbnede e-mails, som du stadig ikke har gennemgået, skal du bruge en service som Sane Box. Det hjælper dig med at rydde op med din indbakke og organisere, hvad der er der, placere vigtige e-mails, hvor du kan se dem, sende distraherende e-mails til en mappe, du kan se senere, og placere nyhedsbreve og abonnementer alt sammen ét sted. Grundlæggende bliver det din stressbekæmpende BFF. Og for at få flere måder at komme under tech-stress pistolen, lær de 20 måder, som sociale medier understreger os ud.
17 Sorter din indbakke via app.
En af de nemmeste måder at organisere din indbakke på er at gøre det gennem Sortd, som giver dig mulighed for at lægge alt sammen side om side. Med din indbakke til venstre og kategorilister til højre kan du trække e-mails til forskellige sektioner, der kan tilpasses - som "at gøre" og "komplet" - så du kan få et mindre stressende billede af din indbakke.
18 Sov ikke på BCC.
Shutterstock
Er du nogensinde blevet fanget i et websted med e-mails, som du absolut ikke havde noget at gøre med? Nogle gange ender du med en introduktion mellem to mennesker, ender du på deres tråd for livet og bliver ved med at få pings om ting, der ikke gælder dig overhovedet. Hvis du nogensinde er en af folkene frem og tilbage, skal du gemme det tredje hjul noget stress og flytte dem til BCC - den "blinde kulstofkopi" - efter introduktionen. Og hvis du er den, der er fanget af galskaben, så spørg, om de andre mennesker i gruppen kan tilføje dig til BCC for at holde dig ude af løkken.
19 Tal med din chef.
Shutterstock
Hvis ikke at vide, hvilke forventninger din chef har til at besvare e-mails efter timer, stresser dig, skal du snakke med dem om, hvad de leder efter i responstider, siger forskere fra Michigan State University. Forhåbentlig værdsætter de balance mellem arbejde og liv og forventer ikke, at du kommer tilbage til dem om ting sent om aftenen eller i weekenden, så du kan slappe af, når du er ude af arbejde. Og hvis du vil sikre dig, at konvoen svømmer svømmende, skal du forberede dig ved at udbode de 15 tegn, din chef er en psykopat.
20 Tag en "e-mail-ferie."
Nogle gange kan det være virkelig svært at få tingene gjort bare at vide, at din e-mail er der, der venter på, at du kan scanne igennem. Hvis du har brug for uafbrudt tid til at arbejde på et projekt, skal du fortælle dit team, når du tager en e-mail-ferie - afbryd halvdelen af dagen for at fokusere og få dit arbejde gjort - foreslår forskere fra University of Michigan.
21 Hold ting organiseret efter frist.
22 Brug den 3-sekunders regel
Shutterstock
Nej, denne regel har intet at gøre med mad, der er faldet på gulvet. Ifølge John M. Grohol, Psy.D., spilder folk en masse tid på at finde ud af, hvad de skal gøre med visse e-mails. I stedet skal processen ikke tage mere end tre sekunder. For at holde dine stressniveauer nede, skal du hurtigt beslutte, om du vil svare, slette, arkivere eller gemme en e-mail til senere. Det kan virke som en forhastet beslutning, men det vil hjælpe dig med at pløje gennem din indbakke meget hurtigere.
23 Brug tidsplanfunktionen.
Shutterstock
Nogle gange, når noget ikke haster, har du ikke lyst til at gøre frem og tilbage e-mails om det med det samme. I stedet for at slippe af med noget stress ved at skrive det op og planlægge det til at sende ud et par dage senere, anbefaler folk fra Harvard Business School. På den måde får du det væk fra brystet, men du får stadig lidt tid, før du skal tackle det igen.
24 Skift "ulæste" e-mails til "læst" i bulk
Shutterstock
Når du har ramt et vist antal ulæste e-mails, er der ingen tilbagevenden: Du kommer aldrig til at komme dig igennem dem alle, og i al ærlighed har du sandsynligvis allerede adresseret dem, der alligevel var supervigtige. For at mindske den stress, der følger af at se "3.478 ulæste e-mails" dukke op hver dag, skal du ændre dem til at læse i bulk. Hvert e-mail-system er forskelligt, men processen er generelt temmelig let. (Du kan også slette dem i løs vægt, men det kan være endnu mere stressende at vide, at de bare er væk).
25 Oprethold et arbejdspersonligt skel.
Shutterstock
Det er svært at holde tingene lige, når du har dit arbejde og personlige e-mails alt sammen ét sted. Ifølge produktivitetsekspert Paula Rizzo er det derfor, du skal prøve dit absolut hårde for at holde dem adskilt. "På den måde vil du være i forskellige tankesæt, når du kigger gennem hver af dem. Det gør det meget nemmere at administrere, når du kender de typer e-mails, du vil se, før du endda åbner din indbakke. Det gør prioritering meget lettere også, " hun siger.
26 Føl dig fri til at ignorere visse e-mails.
Shutterstock
Det kan føles skræmmende at ignorere e-mails, men tro det eller ej, ikke alt skal reageres på. Hvis du tager det fra Harvard Business School-forskere, er det en nem måde at slippe af med noget stress: Hvis noget er så vigtigt, er det noget, der dukker op igen.
27 Løs ikke konflikter via e-mail.
Duellering ud over e-mail lyder måske meget bedre end at gøre det ansigt til ansigt, men det ender aldrig godt. Ifølge undersøgelser fra University of Michigan er det en dårlig ide at løse konflikter i din indbakke og vil kun medføre mere stress i sidste ende. I stedet skal man mødes personligt eller ringe dem op for at få tingene håndteret på en mere effektiv måde. Og for mere fantastisk kontorvisdom, lær de 60 bedste 60 sekunders produktivitetshacks.
