Når det kommer til e-mail, tror du måske, at du ved alt, hvad der er at vide. Når alt kommer til alt sender og modtager de fleste af os i gennemsnit 121 e-mails pr. Dag ifølge det teknologiske markedsundersøgelsesfirma The Radicati Group. Men selvom du sandsynligvis bruger en betydelig del af hver dag med at slæbe i din indbakke, kan du stadig sandsynligvis lære en ting eller to. Der er faktisk masser af regler for e-mailetikette, der regelmæssigt undgår dig og masser af andre mennesker på din kontaktliste. Vil du være sikker på, at du bliver elektronisk høflig? Her er de 17 gyldne regler for e-mail, du sandsynligvis ikke kendte, men har brug for at vide.
1 Svar i det øjeblik, du får en e-mail, selvom du har brug for mere tid.
Shutterstock
Ingen sætter pris på at modtage et svar på en e-mail uger efter, at de sendte den. Faktisk afslørede en undersøgelse fra 2018, der blev udført af konsulentfirmaet Toister Performance Solutions, at 41 procent af mennesker forventede et e-mail-svar fra deres kolleger på under en time. (Begynd med at udarbejde undskyldningsnotater til din regnskabsafdeling nu!)
Selvfølgelig kræver nogle e-mail-svar dig at tygge over dine tanker og udarbejde en målrettet meddelelse. I disse tilfælde er løsningen let: Svar inden for få minutter for at lade afsenderen vide, at du har modtaget deres meddelelse, men har brug for lidt mere tid til at ordne tingene ud. På den måde ved de, at du har taget deres e-mail i betragtning og ikke bare ignorerer dem.
2 Brug "Svar alle" med forsigtighed.
Shutterstock
Der er en afgørende forskel mellem mulighederne "Svar" og "Svar alle". Og alligevel er mange e-mail-brugere desværre ikke klar over det. I tilfælde af at du er en af dem, skal du vide, at når du vælger sidstnævnte, modtager enhver modtager, der havde CC på den originale meddelelse, dit svar - og oftere end ikke behøver du ikke oversvømme alles indbakke.
Disse unødvendige massemeddelelser er sådan en svøbe, der er et fælles udtryk for at beskrive dem: "Svar Allpocalypse." Så næste gang du svarer på en masse-e-mail, skal du overveje, hvem der virkelig har brug for at læse dit svar: hele virksomheden eller bare den oprindelige afsender?
3 Hvis du vil have et svar fra nogen, skal du ikke CC dem.
Shutterstock / Jacob Lund
Når du sender en person til en e-mail - hvilket betyder, at du "kulkopierer" dem - indikerer det typisk, at du vil holde dem fastlåste i samtalen, men ikke nødvendigvis leder efter et svar fra dem. Og som uddannelsesfaglig Dannielle Walz advarer, kan misbrug af CC-indstillingen føre til kommunikationsproblemer.
"Ved at CC-ing dine kolleger i mange e-mails, kan de begynde at stoppe med at se dine e-mails som vigtige og kan placere dem direkte i en 'referencemappe' eller 'læse senere mappe', " skrev hun i et LinkedIn-indlæg. "Dette kan føre til, at vigtige oplysninger går glip af i fremtiden."
Så hvis du forventer et svar fra nogen, skal du placere deres e-mail-adresse i "Til" -feltet og bruge "CC" -funktionen sparsomt.
4 Forstå hvornår og hvornår man ikke skal bruge BCC.
Shutterstock
BCC-feltet er endnu mere kompliceret og undgår konstant selv de mest erfarne e-mail-brugere. Men lad os fordele det: BCC står for "blind carbon copy", så selvom det ligner CC-ing, viser BCC-ing ikke denne persons e-mail til andre modtagere, hvilket betyder, at ingen andre i kæden vil se, at du inkluderede dem.
Så hvornår er det okay at bruge BCC? Hillel Fuld fra Inc.- magasinet siger, at det strengt taget er til masse-e-mails, eller når nogen præsenterer dig via e-mail til en anden.
"I alle andre tilfælde, når du e-mailer nogen og BCC til en anden, bliver du uærlig - kan lide det eller ej, " bemærker Fuld. "Du sender e-mail til person X og uden at de ved det, lader person Y aflykke på din samtale. Person X har ingen idé om, at en anden læser denne e-mail, når du i virkeligheden sendte den i hemmelighed til en anden også."
5 Brug udråbstegn sparsomt.
Shutterstock
Det er let at smide et udråbstegn i dine e-mails her og der, men prøv ikke at gøre en vane til det. Mens de historisk bruges til at indikere spænding, kan udråbstegn i en e-mail nemt forveksles med fonitet eller passiv aggressivitet.
"Brug af det unødvendige udråbstegn i e-mail kan let ødelægge den underliggende betydning af din tekst, " forklarer Anna Verasai på HR Digest . "Brug det kun, når du har brug for at understrege noget, der er vigtigt. Tænk på, hvordan din læser kan fortolke beskeden, når de læser den."
6 Vær forsigtig med din brug af humor.
Shutterstock
Alle elsker en god joke nu og da, men fordi tonen kan misforstås, når de ikke svarer til personlig, er det bedst at lade vittighederne være ude af dine e-mails. "Forbehold humoren til et telefonopkald eller personligt, " skrev professor i erhvervsskrivning, David Silverman, i Harvard Business Review . "På den måde, når der er bedøvet tavshed i den anden ende af linjen eller på ydersiden af konferencebordet, kunne jeg sige: 'Jeg tror, at du måske ikke er klar over, hvor sjovt jeg betragter mig selv som værende, og set i lyset af det, tror jeg vil stoppe nu. '"
Men alvorligt: En vigtig undersøgelse fra 2005, der blev offentliggjort i Journal of Personality and Social Psychology, afslørede, at selvom afsendere forudsagde, at deres modtagere nøjagtigt kunne dechiffrere deres tone 80 procent af tiden, var modtagerne faktisk kun i stand til nøjagtigt at læse tone 56 procent af tid.
7 Spring over slangen.
Shutterstock
Med fremkomsten af onlinemeddelelser er forkortede former for det engelske sprog blevet mere udbredt - som "u" til "dig" eller "vil" i stedet for "vil." Men ligesom humor ikke ofte klæber, når det kommer til e-mails, er slang et lignende no-go. Ifølge en OnePoll-undersøgelse mente 37 procent af mennesker, at brug af slang på arbejdspladsen var uacceptabel, og 55 procent sagde springe over "lol", når det kommer til at sende din chef e-mail.
8 Vær opmærksom på emnelinjen.
Shutterstock
Emnelinjer er enkle, men nødvendige. Og da et flertal af e-mails læses på mobile enheder - 55 procent ifølge e-mail-leveringsselskabets Return Path - er det vigtigt at negle dem. Korte, kortfattede og direkte emnelinjer er bedst. Formålet med din e-mail skal være tydeligt angivet, og du bør begrænse den til fem ord eller færre, fordi mobile enheder afskærer eventuelle ord efter det.
9 Medtag en underskrift.
Shutterstock
Har du nogensinde fået en e-mail fra nogen og spekuleret på "Hvem kommer dette fra ?" Selvom afsenderens adresse kan give dig et par fingerpeg om, hvem de er, er det undertiden ikke nok. En underskrift i slutningen af din e-mail kan straks informere modtageren om, hvem du er, hvad du gør, og hvordan de kan kontakte dig yderligere.
Folk hos det integrerede marketingbureau Ocreative siger, at det at have en e-mail-signaturboks er "som at give en person et visitkort hver gang du sender en e-mail." Hvis du endnu ikke har en, skal du tilføje en signatur, der inkluderer dit fulde navn, position, telefonnummer, e-mail, websted og et forretningslogo.
10 Husk at KISS (hold det kort og enkelt).
Shutterstock
KISS-metoden er noget, de fleste af os blev undervist i folkeskolen, men det betyder ikke, at det er mindre nødvendigt senere i livet. Boomerang, en e-mail-produktivitetsapp, undersøgte de vigtigste metoder til at få flere e-mail-svar. Deres største takeaway? Det er bedst at skrive, som om du er otte år gammel.
Deres forskning fandt, at e-mails, der blev skrevet på et tredje-niveau læsningsniveau, var 36 procent mere tilbøjelige til at blive besvaret end dem, der er skrevet på et universitetslæsningsniveau.
11 Vær opmærksom på vedhæftede filer.
Shutterstock
Vedhæftede filer er undertiden en nødvendig del af e-mail-processen, men du skal vide godt, hvordan du bruger dem, før du vedhæfter dem med at opgive. I lange e-mailkæder kan de undertiden gå upåaktet hen eller overses, og uventede vedhæftede filer er også ofte uåbnede, fordi modtagere er opmærksomme på elektroniske vira.
Den bedste løsning er at kalde dine vedhæftede filer i din e-mail-krop. Grammatisk siger, at den bedste måde at underrette modtageren om vedhæftede filer er at inkludere en meddelelse i slutningen af din e-mail, der siger noget i retning af "Jeg har vedhæftet" eller "Se venligst den vedhæftede for at få flere oplysninger."
12 Standardiser din font.
Shutterstock
Mens det kan være sjovt at lege med skrifttyper og farver, er der ikke noget sted for lyserøde Comic Sans i den professionelle verden. Som det viser sig, er fontanvendelse ekstremt vigtig, når det kommer til digital kommunikation, ifølge Colin Wheildon, forfatter af Type & Layout: Kommuniserer du eller bare skaber smukke former? ”Det er muligt at sprænge tre fjerdedele af vores læsere simpelthen ved at vælge den forkerte type, ” sagde han til amerikanske forfattere og kunstnere.
Så hvilke skrifttyper skal du holde fast ved, når det kommer til e-mails? MageMail anbefaler Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS eller Arial.
13 Korrekturlæs alt.
Shutterstock
Når du skriver en e-mail, er chancen for, at du vil begå en fejl; når alt kommer til alt er du kun menneske. Der ses dog ofte ikke fejl, når det kommer til arbejdsmails. I en grammatisk undersøgelse af næsten 2.000 respondenter sagde 67 procent, at det ikke var okay at lave skrivefejl i e-mails, mens kun 6 procent mente, at det var en acceptabel fejltagelse.
14 Indtast e-mail-adressen sidst.
Shutterstock
Den nemmeste måde at sikre dig, at du ikke sender en e-mail, før den er klar, eller før den er blevet fjernet af nogle typos? Vent, indtil alt er i tip-top-form, inden du indtaster modtagerens e-mail-adresse. Som du ved er det at gøre e-mail-fejl en af de letteste måder at gøre det forkerte indtryk på.
"Det er ikke kun professionalisme, der er spørgsmålet, " fortalte Karen Kessler, præsident for Evergreen Partners, Forbes . "Det, der står på spil, er medarbejdernes og firmaets eller organisationens omdømme. Vi har set, at dårlige e-mail-beslutninger fører til negative konsekvenser for medarbejderen - afskedigelse - og også for organisationen - retssager."
15 Kontroller modtagerens navn tredobbelt.
Shutterstock
En stor fejl, du skal undgå, er at stave din modtagers navn forkert, så sørg for at tredobbelt-tjekke, før du rammer send. Mange mennesker ser handlingen med at stave stave et navn som doven og hensynsløs, især når den korrekte stavemåde er i e-mail-adressen. Hvad skal du gøre, hvis du ved en fejltagelse begår denne fejl? Kathryn Shanley, ejer af My Red Pen Editing, siger, at en øjeblikkelig undskyldning er nøglen til at bevare din troværdighed.
16 Brug en professionel e-mail-adresse til professionel virksomhed.
Shutterstock
Mens en personlig e-mail-adresse er fin at bruge, når den svarer til venner eller familie, skal du holde den ude af det professionelle forretningsområde. Dette er især vigtigt i en forbruger-sælgers situation. En GoDaddy-undersøgelse i 2016 med 1.000 amerikanere afslørede, at 75 procent mener, at det at have en professionel e-mail er en vigtig faktor i tillid til en online-forretning, og 33 procent ville tvivle på en sælgers legitimitet, hvis de brugte en personlig e-mail-adresse.
"Du glemmer aldrig et førsteindtryk, hverken i det virkelige liv eller online, " sagde GoDaddys produktchef, Steven Aldrich, i en erklæring. "Ofte finder din første direkte interaktion med en kunde sted via e-mail, og så professionel i denne sammenhæng er enormt vigtigt."
17 Husk, at alt kan deles.
Shutterstock
Uanset om det er gennem videresendelse, BCC-ing eller blot at blinke din telefon i en persons ansigt, er det vigtigt at huske, at alt, hvad du skriver i en e-mail, kan ses af en anden end den tilsigtede modtager. Derfor skal al din e-kommunikation være professionel og risikofri. Når alt kommer til alt kan e-mails endda antages til realitetsbehandling i retten, så det er bedst at aldrig sende noget, der kan bruges mod dig senere. Og for flere måder at forbedre dit arbejdsliv skal du tjekke de 25 geniustricks til at arbejde smartere og ikke hårdere.
For at opdage flere fantastiske hemmeligheder om at leve dit bedste liv, skal du klikke her for at følge os på Instagram!
Kali Coleman Kali er assisterende redaktør hos Best Life.