Seks-punkts-tre. Det er, hvor mange timer, ifølge en nylig undersøgelse bestilt af tech-giganten Adobe, at amerikanere i gennemsnit bruger på at svare på e-mails hver eneste dag. Sagt på en anden måde: Du bruger en hel tredjedel af dit vågne liv klæbet til din indbakke og svarer på beskedtråde, der ærligt talt kunne blive sluppet ud over en fem minutters IRL-chat. Noget skal give.
Heldigvis er det i mange tilfælde så let at trykke på en knap at få det noget at give. Ved at implementere en række afprøvede taktikker kan du skære dine timers brugte e-mail til intet. Bare tænk: hvor meget tid ville du spare, hvis du aldrig skulle manuelt downloade en vedhæftet fil igen? Eller hvad hvis du kunne trække en hurtigt sendt e-mail tilbage fra etherne og spare dig for tiden (og panik!), Der blev brugt til at udarbejde en "Jeg er så ked af det, jeg mente ikke at sende den" e-mail?
Ja, alt dette internet jujitsu er muligt. Vi har samlet de 17 bedste tidsbesparende, livforbedrende og effektivitetsfremmende e-mail-hacks nedenfor. Så læs videre, fordi den skæbne indbakke nul venter. Og for flere måder at få mest muligt ud af dine 6, 3 timer skal du ikke gå glip af 15 kolde åbne forretnings-e-mails, der adskiller dig.
1 Afmeld massivt.
Shutterstock
Det er en god chance at din indbakke er så rodet som en senior sovesal under finalen. Det er også en god indsats, at det meste af det rod skyldes daglige eller ugentlige e-mails fra detailhandlere, organisationer og andre nyhedsbreve, som du muligvis har tilmeldt dig gennem årene. Ved at bruge Unroll.me kan du spore alle de lister, du måtte være på - og afmelde dig alle de ikke længere ønsker at modtage information fra. Faktisk var en Best Life- redaktør i stand til at bruge Unroll.me til at bestemme hele 135 abonnementer. Hvor mange vil du dukke op? Og hvor mange kunne du undvære?
2 Tænd for tastaturgenveje.
Shutterstock
Vi kender alle de grundlæggende tastaturgenveje. (Kommando- A : vælg alle. Kommando- C : kopi. Kommando- P : indsæt. Osv.) Men Gmail-brugere har muligheden for at tænde et avanceret sæt genveje. Gå først til indstillinger. Klik på fanen generelt. Omkring midtvejs ser du en mulighed for tastaturgenveje, der er slukket som standard. Tænd for det, så får du adgang til disse lette tastetryk:
- C : start en ny besked
- Skift- C : start en ny meddelelse i et nyt vindue
- D : start en ny meddelelse i en ny fane
- F : videresende en besked
- #: slet en besked
- Skift- I : marker en meddelelse som læst
- Skift- U : marker en meddelelse som ulæst
- Kommando- S : gem en besked
3 Og automatiser dem derefter.
Shutterstock
Hvis du har problemer med at huske dette kompendium af tastaturgenveje, vil Keyrocket, et Google Chrome-plug-in, minde dig om det, mens du skriver. (Naturligvis ikke-invasivt.) Og for flere måder at blive en produktivitetsmaskine på, skal du lære de 15 måder at fordoble din produktivitet på halve tiden.
4 Brug hashtags.
Ja, virkelig, det signaturorganisatoriske værktøj på sociale medier fungerer også til e-mail. Kast en hashtag eller to i slutningen af din underskrift - den del af e-mailen, der generelt er klippet af, så modtagere ikke kan se eller bedømme dit "#workhardplayhard" -tag - for nem søgning. Bare skriv hashtaggen i søgefeltet øverst i din indbakke, og du vil dukke op hver e-mail, der er kodet med den.
5 Aktivér indstillingen "usend".
Shutterstock
Vi har alle været der: du udarbejder en e-mail, sender den ind i eteren og indser straks, åh nej, den meddelelse var ikke klar til at sendes. Det viser sig, at du kan bringe dine meddelelser tilbage fra randen ved at installere en nyttig forsinkelse. For eksempel på Gmail skal du gå under indstillinger og derefter generelle. Du finder fortrydelsesknappen som den femte mulighed. Tænde den. Du kan vælge fra en rullemenu med intervaller på 10 sekunder; de dikterer, hvor lang tid du har, før din besked sendes for godt.
6 Indstil denne funktion til 10 sekunder.
Shutterstock
Et tip: hvis du bruger e-mail som en de facto instant messaging-service, anbefaler vi at indstille fortrydelsesknappen til 10 sekunder. På den måde sendes dine svar ikke med en halv minuts forsinkelse. Nej, 30 sekunder lyder ikke så meget, men lad os sige det på denne måde: Hvis din valgte IM-tjeneste (Slack, GChat, Facebook Messenger - hvad som helst!) Indeholdt enhver udgående meddelelse i så længe, ville dine kontakter hurtigt vokse.
7 Eller bare udfyld feltet "til" sidst.
Shutterstock
Det er en god vane at adoptere, folkens. (Se de to foregående lysbilleder.)
8 Brug dette skilt fra.
"For en e-mail, der begynder med en hilsen på" hej "eller" hej ", ville en afslutning som" bedst "være konsekvent, " siger Patricia Napier-Fitzpatrick, grundlægger og præsident for The Etikette School of New York. "'Bedst', selvom det er for meget, er en af de sikreste lukninger generelt, fordi det er offensive og universelt passende." Det er rigtigt: På trods af sin voldsomme overforbrug er "Bedste" den eneste bedste måde at underskrive dine e-mails.
9 Og denne e-mail signatur.
Når du i det mindste er på farten, vil du give afkald på irriterende, søde sætninger ("Tilgiv venligst alle skrivefejl." "Sendt fra min 1, 21 gigawatt-processor." "Sendt fra min iPhone - overvej miljøet, før du udskriver. ") i stedet for noget enkelt, elegant, lige til punktet:" Sendt fra vejen. " Ifølge Ben Dattner, en udøvende coach, kontrollerer den alle disse bokse, mens den også fremkalder en Kerouac-esque vibe. Lille underligt at det er den ene e-mail-smarttelefonunderskrift, som alle burde have.
10 Og denne uden for kontoret besked.
Ifølge Jane Scudder, en professor ved Loyala University Chicagos handelsskole, er du det format, du skal klippe til: når du udfylder en meddelelse uden for kontoret:
Tak for din mail. Jeg er OOO fra tirsdag den 12. juni til fredag den 15. juni uden adgang til e-mail. Hvis dette haster, bedes du kontakte kl. Ellers vil jeg svare på alle meddelelser, når jeg vender tilbage .
For detaljer på nitpick-niveau, som om du vil afslutte beskeden på din sidste dag ude eller din første dag tilbage - eller om du vil inkludere et telefonnummer ikke - bare se vores ærligt for omfattende guide om sagen.
11 Skift skærmdensitet.
Gmail-brugere kan vælge mellem tre forskellige skærmdensiteter for deres indbakke: behagelig, hyggelig og kompakt. Displaytætheden påvirker kun andet end hvor meget hvid plads der findes mellem hver meddelelse i din indbakke-skærm. Det er lidt mere end et spørgsmål om præference, men tænk på det udtryk for, vel, et semesteropgave. Komfortabel er som dobbeltforet afstand, hvor hyggeligt er ensforet afstand, og kompakt svarer til halvforet afstand.
12 Glem ikke at arkivere.
Shutterstock
Du kan fjerne e-mails fra din indbakke uden at skulle rense dem helt fra eksistensen via papirkurven. Ved at "arkivere" individuelle meddelelser, bliver de straks skjult for din indbakke og alle dine mapper. Men du kan stadig spore dem om nødvendigt via søgefunktionen. På Gmail kan du øjeblikkeligt arkivere beskeder, når du har åbnet dem ved at klikke på det lille "x", der vises ved siden af emnelinjen.
13 Følg to-minutters regel.
Shutterstock
To-minutters regel, som er forkæmpet af produktivitetseksperter på alle striber, er en sikker måde at tackle e-mail-relateret stress på. Sådan fungerer det: Hvis du kan svare på og glemme en e-mail på to minutter eller mindre, skal du tackle den med det samme. Hvis ikke, skal du kaste den til side for senere.
14 Sæt dine e-mail-svar sammen.
For at skære ned på den mængde tid, du bruger klæbet på skærmen fanget i tankevækkende frem og tilbage udvekslinger, skal du udpege tidspunkter på dagen som "e-mail-svarende" perioder. (Måske er det en time om morgenen og 90 minutter om eftermiddagen. Måske er det tre timer efter frokost. Uanset hvad der fungerer for dig!) Så svar kun på e-mails i løbet af disse tidsrammer - og aldrig uden for dem.
15 Læg dine e-mails på 140 tegn.
Ja, ligesom en Tweet (eller i det mindste en Tweet før revolution 280). Som Andrew Torba, administrerende direktør for Gab, det sociale netværk, rådede i en mellemlang post, er det bedst at holde dine e-mails så korte som muligt. "Jeg vil gerne hjælpe dig med at løse problem X. Jeg foreslog, at Y og Z foreslog, at vi forbinder. Er du fri til at chatte?" Der er overhovedet ikke behov for blomstrende hilsener.
16 Indstil vedhæftede filer til automatisk download.
Shutterstock
Hvis dette, så det (IFTTT), en e-mail-optimerende app, kan hjælpe dig med at indstille specifikt "sprog", så at sige, vil det skære en flok mellemmands-slog ud. For eksempel: Hvis en indgående e-mail har en vedhæftet fil, downloader IFTTT automatisk den til dit Google Drev.
17 Svar ikke på e-mails efter timer.
Det er ingen hemmelighed, at amerikanerne er overanstrengede - og som den Adobe-undersøgelse afslørede, stammer meget af det overarbejde fra hyppig e-mail. Derfor indførte New York Citys rådsmedlemmer tidligere i år en lovforslag, der ville gøre det ulovligt for virksomheder at kræve, at medarbejderne kontrollerer e-mails efter timer. (Det er inspireret af en i øjeblikket gældende bog om bøger i Frankrig, hvor virksomheder med stabe over 50 år skal indstille strenge retningslinjer for eftertidsarbejde, ellers står de over for økonomiske sanktioner.)
Ari Notis Ari er seniorredaktør med speciale i nyheder og kultur.