Ifølge en undersøgelse fra Workfront, en skybaseret managementudbyder, har den gennemsnitlige amerikanske medarbejder 199 ulæste eller uåbnede e-mails i deres indbakke på et givet tidspunkt. Hvis dette tal lyder højt, heldig dig, og hvis det lyder lavt, kan det være på tide at give din kommunikationsstil en grundig eftersyn. Vigtigere er det imidlertid, at det ikke behøver at være sådan. Mens e-mail nu er synonymt med noget, der er overvældende, tidskrævende og kedeligt, er det ikke for sent for det at leve op til fakturering som et hurtigt, enkelt og smertefrit middel til at kommunikere med hinanden.
Nøglen til at styre din indbakke - sammen med årvågenhed - er at kende handlenes tricks. Faktum er, at der er et helt sæt værktøjer af alle slags, der er blevet udviklet i årenes løb af ligesindede e-mail-patienter, der bare prøver at kæmpe sig ud under deres ulæste mail. Men før du kan benytte dig af disse tricks - ved at blive et sort bælte i indbakken - skal du lære, hvad de er. Så uden videre har vi afrundet 17 af de mest spændende, intet vrøvl og meget nødvendige tricks til at hjælpe med at tackle naturen i din indbakke en gang for alle.
1 Spil e-mail-spillet.
Shutterstock
E-mail-spillet er et online spil, der - efter at du er logget ind på din e-mail-konto - gør det nemt at administrere din indbakke. Det cirkulerer i det væsentlige gennem dine e-mails og beder dig om at gribe ind på hver enkelt som et timer-klik og holde score baseret på hvor mange e-mails du reagerer på med det samme mod at fjerne for senere. Selvom spillet kan stoppes, så du kan komme til dine e-mails på en mere fredfyldt måde, er det en fantastisk måde at sætte en smule spænding - og konkurrence - i en ellers tør opgave.
2 Streamline med Sortd.
Shutterstock
Har du nogensinde ønsket, at din e-mail-konto bare var smartere? Nå, Sortd er slags sådan. Ud over at placere dine e-mail-konti på en mere øjenvenlig webside inkluderer det også funktioner, der hjælper dig med at holde dig øverst på din arbejdsbyrde. Disse inkluderer påmindelser, widgets, der hjælper med at strømline din to-do-liste og endda en sporingsfunktion, der giver dig mulighed for at se, hvornår dine meddelelser er blevet åbnet. Det giver dig også mulighed for let at dele i en gruppe, hvilket gør teamprojekter mere flydende.
3 Integrer dine e-mail-adresser.
Shutterstock
Ønsker du nogensinde at diversificere e-mail-konti - for eksempel at oprette en social, en forretning og en personlig konto - men bekymre dig om, at det gør skiftet mellem dem endnu en frustrerende opgave at tackle? Du er ikke alene. Heldigvis giver Shift, et gratis downloadbart program, dig mulighed for at integrere alle dine e-mail-adresser i et slankt, let-på-øjne-vindue, hvilket gør at skifte mellem dem lige så let som et klik på din trackpad. Som en bonus integrerer det også søgefunktionalitet, hvilket betyder, at du kan kigge igennem hele kommunikationsudstyret på én gang - især nyttigt for de kommunikationer, der ligger på grænsen mellem forretning og personlig.
4 Grøft afmeldingen.
Shutterstock
I de tidlige dage med e-mail blev formularen behandlet meget som et fysisk brev og indeholdt en hilsen, en meddelelse og et tegn fra. Nu, hvor alle er blevet oversvømmet med e-mails på en måde, der helt sikkert ikke ville være muligt med fysisk mail, har reglerne ændret sig.
For det første er der ikke længere brug for en afmærkning. De kan stadig bruges til mere formel kommunikation, og når man introducerer sig selv, men ellers er det ikke nødvendigt at tage sig tid til at beslutte mellem ”Bedst” og ”Hjerteligt”. For at sige det enkelt - vi er forbi det.
5 Sorter dine meddelelser efter prioritet.
Shutterstock
SaneBox er et andet stykke hjælpsom software, som, selvom det ikke er gratis (planerne starter ved $ 59 for året) muligvis bare er det værd. Det giver dig i det væsentlige mulighed for at sortere e-mails baseret på deres presserende karakter, inklusive "nu", "senere", og for de noter, der aldrig behøver at se dagens lys, "sort hul."
6 Implementere OHIO-metoden.
7 Hold det kortfattet.
Vil du have dine e-mails hurtigere? Prøv at begrænse dig selv til et fast antal ord i dit svar. Selvom dette kan føles skurrende i starten, jo færre ord du bruger i din kommunikation, jo mere tid har du på dine hænder. Dog ikke forkæl dig med din impuls til at smide ind afskærmende ord som "måske" og "jeg tror" for at blødgøre det, der måske ser ud som kortsprog i starten - ved at gøre det kan du virke mindre autoritativ.
8 Gem meddelelsesskabeloner.
9 Tøm papirkurven i slutningen af hver dag.
Shutterstock
Det kan være stressende at tømme papirkurven - når alt kommer til alt, når det først er gået, er det gået for godt. Hvis en e-mail-adresse virkelig haster, og du ved en fejltagelse skrider den, skal du ikke foretage nogen fejl: personen, der prøver at komme i kontakt, sender den igen.
Endnu bedre er det at tømme papirkurven i slutningen af dagen, så du sikrer, at din e-mail er pæn og tom, når du tjekker den om morgenen, og kan skære ned på den frygt, du føler, når du åbner denne indbakke i begyndelsen af dagen.
10 Brug en indikator for slutmeddelelsen.
At sætte EOM i slutningen af en emnelinje - "ende på meddelelsen" - fortæller den person, at beskeden ikke behøver at åbnes: den nødvendige information er allerede videregivet. Det er en god tidsbesparelse, når en e-mail kun bruges som en påmindelse. Brug det og opmuntre andre til det også. At ikke skulle åbne en e-mail virker muligvis ikke som en enorm tidsbesparende, men den tilføjer.
11 Slet meddelelser, du ikke læser først.
Inden du åbner noget, skal du slette de e-mails, der naturligvis ikke er værd at bruge din tid. Og i betragtning af at op til 45 procent af alle e-mails er spam, men ikke nødvendigvis kommer til din spam-mappe, er det bestemt værd at grøfte noget af det rod. Ved at rydde noget af børsten, får du resten af dine e-mail-opgaver til at føles lidt mindre stressende. Og når det kommer til stress, tæller hver bit du reducerer.
12 Lav filmapper der passer.
Shutterstock
De fleste e-mail-adresser er forudindlæst med et par mapper - indbakke, papirkurven, arkiveret, osv. - og nogle gange endda et par specialiteter, som rejser, personlig eller forretning. Selvom dette er et godt sted at starte, når det kommer til e-mail-organisation, bør de ikke være de eneste, du er afhængig af for at holde dine beskeder organiserede. Mens du stadig kan bruge de allerede eksisterende mapper, skal du huske at tilføje dine egne for at hjælpe med at strømline dine søgninger. Lav mapper til personlig kommunikation, PR-kontakter eller endda meddelelser fra dine børneskole, og du kan bevare de vigtige oplysninger, de indeholder, uden at efterlade disse meddelelser for at tilstoppe din indbakke.
13 Indstil påmindelser.
Shutterstock
Boomerang er en anden app, der kan downloades, og som kan strømline den fastklemte indbakke på kort tid. Oprindeligt kendt som Baydin, det nye navn er mere passende til dets funktion: giver brugerne mulighed for at smide e-mails ud af syne, kun for at få dem tilbage, når du har brug for dem. Den gratis app sender meddelelser på dine vegne på specificerede datoer - f.eks. Til ugentlige påmindelser eller månedlige regninger - og kan fjerne meddelelser fra din indbakke, indtil de skal behandles. Derudover kan det minde dig om at følge op på meddelelser, du allerede har sendt.
14 Brug tilpassede genveje og konserverede svar.
Shutterstock
Der nægter ikke, at konserverede svar kan lyde robotisk. Et hermetisk svar, der er personaliseret, kan imidlertid være et tidsbesparende værktøj, der ikke ofrer din personlighed. Se dine tidligere meddelelser for at se, hvilke sætninger du bruger mest, og opret et dokument med dem for at spare dig selv tid. For Gmail-brugere er denne funktionalitet faktisk indbygget lige - mailprogrammet kan huske de sætninger, du bruger mest i dine meddelelser, og giver dig mulighed for at indsætte dem bare ved at trykke på Tab-tasten.
15 Slet efter videresendelse.
Shutterstock
Nogle gange får vi sendt e-mails, der ikke rigtig skal adresseres til os i første omgang. Måske er det for en anden i virksomheden eller værelseskammeraten, der betaler el-regninger. Uanset hvad, det skal være foran en andens øjebolde, ikke vores. I stedet for bare at videresende og glemme, skal du slette hele kæden efter at have givet relevant information sammen. Det er ikke din virksomhed, så hvorfor skulle det tage plads i din indbakke?
16 Brug arkivfunktionen.
Shutterstock
Hvis din e-mail allerede vejes ned med overskydende meddelelser, er et godt første skridt at tage springet og bare slette alt. Det meste af det vil du sandsynligvis aldrig beskæftige dig med på dette tidspunkt, og den person, der ventede på et svar, er sandsynligvis glemt. Hvis du ikke helt kan bringe dig selv til at gå, arkivere det - det er bedre end intet, og vil få dig et skridt nærmere den mytiske "indbakke nul."
17 Afmeld abonnement på de ting, du ikke læser.
Shutterstock
Har du nogensinde abonneret på et nyhedsbrev - eller en anden almindelig e-mail-eksplosion - kun for at blive forelsket i det, og alligevel fortsætte med at modtage meddelelser, der gør lidt mere end at flunde nederst i din indbakke? Har du nogensinde gjort det 10, 20 eller, jeg ved det ikke, 200 gange? I så fald er du i godt selskab. Måske er det derfor, den gratis app, Unroll.me, har taget et sådant fodfæste på markedet. Efter download downloader Unroll.me's algoritme alle dine e-mail-abonnementer, hvilket muliggør let sortering og / eller afmelding. Derudover tilbyder deres "Rollup" -funktion et smukt format til at gennemse vigtige nyhedsbreve, du kan lide. Det er også ubegrænset: tjenesten er tilgængelig på alle enheder.
For at opdage flere fantastiske hemmeligheder om at leve dit bedste liv, skal du klikke her for at følge os på Instagram!
