For så vidt angår kommunikation fra digital-æraen, deler ingen allestedsnærværende god, gammeldags e-mail. Alle deltager i e-mail. I henhold til data indsamlet af The Radicati Group, et teknisk centreret markedsundersøgelsesfirma, afskærer vi samlet næsten 270 milliarder e-mails pr. Dag . Skrivning af e-mails er en så fast kablet, bagt del af hverdagen, at det ligesom at gå og tale og trække vejret bør være en anden art for alle nu. Der er med andre ord ingen undskyldning for at udarbejde en e-mail forkert.
Og alligevel er der mange e-mails med fejl. (Jeg ville satse på, at af disse 270 milliarder falder en solid 260 milliard i denne kategori.) Nødmodige emnelinjer, uhensigtsmæssige hilsener, dårligt anbefalede fontvalg - åh, og får mig ikke engang i gang med dobbeltområdet ( eller dobbelt bindestreg). Ja, der er mange ting, du kan skrue op i e-mail-skrivningsprocessen. Heri finder du de hyppigste lovovertrædere - og lær også, hvordan du løser dem. Hvor der ikke var nogen undskyldning før, er der virkelig ingen undskyldning nu. Og for mere fantastiske rådgivning om kontorlivet, lær de 25 genius måder at erobre udbrænding af kontor på.
1 Du logger af med alt andet end "bedst."
Shutterstock
Med venlig hilsen . Tak . Alle mine bedste . Eller simpelthen intet overhovedet. Der er utallige afmeldinger via e-mail at vælge imellem. Men ved at bruge mange af de almindelige, ligesom disse fire, risikerer du at blive af henholdsvis for formel, for kold, for faux oprigtig eller for udenfor (henholdsvis). Spil det sikkert ved at holde sig til det tidstestede Bedste . Ifølge Patricia Napier-Fitzpatrick fungerer det i enhver situation og lander midt i det formelle-uformelle Venn-diagram. Kort sagt, det er din bedste indsats.
2 Du bruger fremmede ord i kæder.
Når en samtale er i gang, er der ikke behov for hej eller kære eller tak eller bedst . (Så tvivlsomt, hvis du arbejder på et tæt tæt kontor, hvor samtale er mere end bare en vandkøler-nødvendighed.) Hilsener og kendelser bare rod din e-mail og afbryder strømmen af samtale. Start hvert kæde med dem, helt sikkert, men grøft dem så snart du kan.
3 Du går over ordtælling.
Shutterstock
Ifølge en undersøgelse af 40 millioner forretnings-e-mails, der er foretaget af folkene i Boomerang, produktivitetsappen, er der en perfekt længde til salgs-e-mails. For maksimal effektivitet, skal du sørge for, at din e-mail ikke er kortere end 50 ord og ikke længere end 125. (Ja, det inkluderer de fire til seks ord, du bruger til hej og farvel .) Og for flere måder at mestre kunsten at elektronisk messaging, lær de 17 Genius e-mailhacks, der vil forbedre dit liv.
4 Du har dobbelt afstand.
Shutterstock
Hvis du med det samme skal ældes, skal du placere to mellemrum i slutningen af hver sætning. Dobbeltrummet - en praksis, som du kun ser i disse dage i e-mails fra advokater, læger og dine bedsteforældre - stammede som et sætmandat i det 19. århundrede. Tilbage i disse dage kunne blæk plettere, og perioder muligvis ikke nå det endelige udskrivning. Den ekstra plads tjente som en pude af klarhed, så at sige, for at sikre, at en læser med sikkerhed ville vide, at en sætning var forbi.
En digital-funktionel æra har intet behov for dobbeltrummet overhovedet. Faktisk udfasede forlag, aviser og magasiner praksis med dobbeltafstand tilbage i 1940'erne efter indførelsen af IBM's Executive, en typemaskine i øverste lag. Folkens, det er 2018. Du skulle have afstand fra dine sætninger som. Dette.
Ikke. Synes godt om. Dette.
5 Du dobbelt bindestreg.
Shutterstock
Em-dash'en (en af disse: -) er den ting, du prøver at lave. Tryk på skift-, alt- og bindestreg- tasterne (denne: -) på samme tid.
6 Du bruger den forkerte mobilsignatur.
Sikkert, at du har set nogle cringe-værdige e-mail-underskrifter, hvoraf de fleste har en tendens til at komme fra det altid arbejdende publikum. ("Sendt fra mobil. Tilgiv enhver tpyos, " er en klassiker.) Foretag ikke de samme faldgruber. Hvis du skyder en e-mail fra vejen, skal du bare sige det - bogstaveligt talt. Ifølge Ben Dattner, en udøvende coach, er den bedste mobile e-mail-signatur, du kan have, så enkel som: "Sendt fra vejen." Det er klart, effektivt og leveres endda med den ekstra bonus at fremkalde en luft af Kerouac-lignende nonchalance.
7 Du kopierer klistret forkert.
Shutterstock
Hvis du kopierer tekst fra en ekstern kilde - et Word-dokument eller et Excel-regneark, siger du - vil du fjerne enhver formatering, inden du trykker på send . Ellers vises din tekst i modtagerens indbakke, alt sammen virvlet. For at rydde formatering, hvis du er en af milliarder af Gmail-brugere, skal du markere den tekst, du har brug for, skrubbet og trykke på den lille "TX" -boks. Det finder du helt til højre på værktøjslinjen til formateringsindstillinger. (Det er knappen, der ser sådan ud: A. )
8 Du skriver bestemt OOO forkerte.
Som Jane Scudder, en professor ved Loyala University Chicagos handelsskole, rådgiver, er der et og kun et format, der skal følges, når du udarbejder en meddelelse uden for kontoret:
Tak for din mail. Jeg er OOO fra tirsdag den 12. juni til fredag den 15. juni uden adgang til e-mail. Hvis dette haster, bedes du kontakte kl. Ellers vil jeg svare på alle meddelelser, når jeg vender tilbage .
For detaljer på nitpick-niveau, som om du vil afslutte beskeden på din sidste dag ude eller din første dag tilbage - eller om du vil inkludere et telefonnummer ikke - bare se vores ærligt for omfattende guide om sagen.
9 Du skruer fast vedhæftede filer.
Shutterstock
Træk og slip aldrig billedvedhæftede filer i en e-mail. Under processen kunne du billedets dimensioner eller filstørrelse, hvilket betyder, at din modtager kunne modtage en lavere opløsning (grim og pixeleret) version af fotografiet. Ret i stedet dig selv til papirclipsikonet i din e-mail, og find og upload filen på den måde.
10 Du hyperlinker ikke.
At smide URL-adresser tilfældigt ind i en e-mail-krop er grimt, besværligt og frem for alt let at løse. Bare fremhæv den tekst, du vil have hyperlinket, tryk på kommando-K, og indsæt URL'en i det felt, der dukker op. Derefter vil din tekst se sådan ud.
11 Du bruger for mange perioder.
Sprog udvikler sig over tid - men jeg henviser ikke kun til ord med kviksølvende betydninger eller kortvarige sætninger, der er gået tabt til historien. Tegnsætning ændres også. Tag for eksempel perioden. I århundreder tegnede det, at en sætning er forbi og intet andet. Det var fuldstændig blottet for noget stof eller følelser ud over det.
Men i disse dage, som forskere ved både Binghamton og Rutgers Universiteter har bemærket, kan det at afslutte en sætning i en periode komme ud som, i bedste fald curt eller i værste fald vred. (Selvom du ikke har brug for videnskab for at fortælle dig, at enhver "Det er fint." Eller "Nej", du modtager, føles som en glæde.) Så medmindre det er en formel e-mail, skal du minimere din tidsforbrug. Brug mindre hård tegnsætning - em-bindestreger, ellipser, komma, kolon og semikolon - til at snævre dine tanker.
12 Du laver emnelinjer alt forkert.
Shutterstock
De fleste e-mail-indbakke på skrivebordet afskærer emnelinjedisplayet med 60 tegn. På smartphones er dette display imidlertid afbrudt ved et tegnoptagelse så lavt som 25 afhængigt af enheden. (Større skærme, som dem på iPhone 8 Plus, viser op til 30 karakterer.) For at sikre, at hele emnelinien læses, skal du holde ting korte og søde. Åh, og glem ikke at udfylde det. Få ting er mere omhyggelige end at modtage en "(intet emne)" e-mail fra en fremmed.
13 Du bruger den forkerte skrifttype.
Shutterstock
Helvetica er banal. Times New Roman er hovmodig. Comic Sans er…. lige, nej. Når du udarbejder e-mails, skal du holde dig til det grundlæggende: Sans Serif. Det er uroligt og let at læse. Desuden gengives skrifttypen i hver webbrowser, så din besked vil blive leveret som tilsigtet, med al skrifttypetilpasning intakt (kursiv, fed, understregning - den slags ting), til din modtager.
14 Du skyver alt ind i et afsnit.
Shutterstock
At klumpe sammen al din tekst sammen er grimt, og afhængigt af hvor meget du siger, uorganiseret - i forvirrende grad. Følg denne regel: hvert afsnit skal have et punkt, og hvert punkt fortjener sit eget afsnit (selvom det kun er en sætning). Opdel din tekst i overensstemmelse hermed.
15 Du laver skrivefejl.
Du er bedre end det.
Ari Notis Ari er seniorredaktør med speciale i nyheder og kultur.